Strona główna » Blog » Jakie problemy rozwiązuje podręcznik operacyjny?

Jakie problemy rozwiązuje podręcznik operacyjny?

Daria Frank

01 marca 2023

4 min.

Podręcznik operacyjny jest niezbędnym narzędziem do zarządzania każdego rodzaju biznesem. Jego celem jest umożliwienie pracownikom i właścicielom firmy lepsze zrozumienie procesów zachodzących w danej organizacji. Dla firm skalujących się, podręcznik operacyjny może być szybkim sposobem na uporanie się ze skomplikowanymi problemami oraz prawidłowe koordynowanie pracy całego zespołu.

Jako właściciel firmy, wiesz jak ważne jest posiadanie skutecznego i wydajnego zespołu, pracującego zawsze na tym samym, wysokim poziomie skutkującym dobrą usługą lub produktem i jakością obsługi klienta. Podręcznik operacyjny służy jako kompleksowy przewodnik, który przedstawia procesy i procedury niezbędne do sprawnego prowadzenia firmy. Pomaga również pracownikom zrozumieć ich rolę w firmie, a co za tym idzie umożliwia im efektywniejszą i wydajniejszą pracę.

Cele tworzenia podręcznika operacyjnego?

Przede wszystkim posiadanie dobrze napisanego i wdrożonego podręcznika operacyjnego może pomóc w zmniejszeniu liczby błędów w działaniach pracowników i całych zespołów. Mapa procesu to swoisty przewodnik po chronologii zadań i odpowiedzialnościach. Jasne procedury i instrukcje pozwalają na prawidłowe wykonywanie działań przez pracowników. Skutkuje to mniejszą ilością błędów i ogólną poprawą jakości usługi i obsługi klienta. Ponadto posiadanie aktualnego podręcznika operacyjnego zapewnia, że wszyscy przestrzegają tego samego zestawu zasad w realizacji projektów, co prowadzi do lepszej spójności i zrozumieniu pomiędzy działami i osobami w organizacji.

Skuteczny podręcznik operacyjny ułatwia również wejście do Twojej organizacji nowym pracownikom lub podwykonawcom, którzy od razu uzyskają dostęp do szczegółowych informacji o tym, jak należy wykonać dane zadanie. Odbywa się to bez potrzeby dodatkowego zaangażowania ze strony obecnych pracowników, którzy sami mogą nawet wszystkiego nie pamiętać!

Wreszcie, posiadanie tego typu dokumentacji może być punktem wyjścia w tworzeniu szkoleń dla zespołu, może zaoszczędzić czas w szukaniu rozwiązań. Będziesz mieć wszystko uporządkowane i posegregowane w jednym miejscu. W dodatku wzory dokumentów i listy kontrolne skutecznie pozwolą na zweryfikowanie poprawności wykonania zadań.

Konkretne problemy i rozwiązania wynikające z posiadania wdrożonego podręcznika operacyjnego

Komunikacja– Podręcznik operacyjny może jasno i zwięźle przekazać zasady i procedury organizacji wszystkim pracownikom, co może pomóc w zmniejszeniu zamieszania i nieporozumień.

Wdrożenie – Nowy pracownik może odwołać się do podręcznika operacyjnego, aby szybko wyszukać i przypomnieć sobie zasady, procedury i kulturę organizacji.

Szkolenia – Podręcznik operacyjny może być wykorzystany jako narzędzie szkoleniowe, dzięki któremu nowi pracownicy dowiedzą się, jak skutecznie i efektywnie wykonywać swoją pracę.

Ciągłość pracy – Jeśli kluczowy pracownik opuści organizację, podręcznik operacyjny może pomóc w zapewnieniu, że jego praca będzie wykonywana w sposób spójny przez jego zastępcę. Dotyczy to również urlopów i zastępstw związanych z nieobecnością pracownika.

Zgodności z przepisami – Podręcznik operacyjny może pomóc organizacji zachować zgodność z przepisami i standardami, takimi jak przepisy BHP czy standardy branżowe.

Potrzeba wsparcia – Gdy pojawi się problem, podręcznik operacyjny może dostarczyć wskazówek, jak się nim zająć i go rozwiązać.

Odpowiedzialność za powierzone zadania– Podręcznik operacyjny może jasno przydzielić odpowiedzialności pracownikom, co zmniejszy ilość stresu oraz konfliktów w zespole. Dobrze stworzone mapowanie procesu zwiększy świadomość pracowników jak ich działania wpływają na dalsze etapy procesu.

Czy warto?

Inwestowanie w tworzenie lub aktualizowanie podręcznika operacyjnego daje wiele korzyści całej organizacji. Zmniejsza liczbę błędów przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności we wszystkich obszarach działalności. Usprawnienia proces wdrażania, poprawia współpracę między zespołami, oszczędza czasu – to tylko kilka przykładów, dlaczego warto stworzyć Podręcznik Operacyjny!