Co to jest podręcznik operacyjny (określany również podręcznikiem systemów operacyjnych)?

Co to jest podręcznik operacyjny (określany również podręcznikiem systemów operacyjnych)?

Daria Frank
02 listopada 2023
8 min.

Podręcznik operacyjny jest kluczowym narzędziem do zarządzania biznesem. Niezależnie od jego wielkości, czy specyfiki działania. Jego rola jest nie do przecenienia. To właśnie on gromadzi wszystkie niezbędne informacje dotyczące funkcjonowania organizacji, jej procesów, procedur i standardów. Dzięki temu każdy pracownik ma dostęp do pełnej wiedzy na temat działania firmy. Celem wdrożenia wykorzystywania podręcznika jest umożliwienie zespołowi lepsze zrozumienie procesów zachodzących w danej organizacji. Dla firm skalujących się podręcznik może być szybkim sposobem na uporanie się ze skomplikowanymi problemami oraz prawidłowe koordynowanie pracy pracowników, czy franczyzobiorców.

 Dlaczego jest tak ważny?

Jako właściciel firmy wiesz, jak ważne jest posiadanie skutecznego i wydajnego zespołu. Gdy cały zespół zawsze realizuje swoje zadania na tym samym, wysokim poziomie skutkuje to dobrym produktem oraz rewelacyjną jakością obsługi klienta. Podręcznik służy jako kompleksowy przewodnik, który przedstawiaprocesy i procedury niezbędne do sprawnego prowadzenia firmy. Pomaga również pracownikom zrozumieć ich rolę w firmie. Umożliwia im efektywniejszą i wydajniejszą pracę. Posiadanie dobrze napisanego i wdrożonego podręcznika pomaga w zmniejszeniu liczby błędów w działaniach pracowników i całych zespołów. Mapa procesu to swoisty przewodnik po chronologii zadań i odpowiedzialnościach. Jasne procedury i instrukcje pozwalają na prawidłowe wykonywanie działań przez pracowników. Skutkuje to mniejszą ilością błędów i ogólną poprawą jakości usługi i obsługi klienta. Ponadto posiadanie aktualnego podręcznika operacyjnego gwarantuje, że ​​wszyscy przestrzegają tego samego zestawu zasad w realizacji projektów. Prowadzi to do lepszej spójności i zrozumienia pomiędzy działami i osobami w organizacji. Szczególnie sprawdza się to w przekazywaniu standardów przez franczyzodawcę swojemu franczyzobiorcy.

Podręcznik jest nie tylko źródłem wiedzy dla pracowników. To także narzędzie, które pozwala na uporządkowanie chaosu informacyjnego w firmie. Wszystko, co wiemy o naszym przedsiębiorstwie, jego działaniu, procedurach i procesach, skupiamy w jednym miejscu. Dzięki temu każdy pracownik ma dostęp do pełnej wiedzy, którą powinien posiąść na temat funkcjonowania organizacji. Pozwala to na efektywne wykonywanie zadań i utrzymanie wysokiej jakości świadczonych usług.

Podręcznik jest niezbędny w zarządzaniu zespołem, czy to przez właściciela, czy przez franczyzobiorcę. Pomaga przydzielić odpowiedzialności poszczególnym pracownikom oraz egzekwować wykonanie zadań. Dba o zachowanie ustalonych standardów w firmie. Skuteczny podręcznik ułatwia wejście do Twojej organizacji nowym pracownikom lub franczyzobiorcom.Uzyskują oni dostęp do szczegółowych informacji o tym, jak należy wykonać dane zadanie. Czyli jest takim swoistym podręcznikiem do nauki. Odbywa się to bez potrzeby dodatkowego zaangażowania ze strony obecnych pracowników. Pamiętaj, że pracownicy mogą wszystkiego nie pamiętać! Jest również skutecznym narzędziem pozwalającym na wdrożenie i szkolenie nowego pracownika, franczyzobiorcy, oraz jego zespołu.

Wreszcie, posiadanie tego typu dokumentacji może być punktem wyjścia w tworzeniu szkoleń dla zespołu. Może zaoszczędzić czas w szukaniu rozwiązań. Możesz zintegrować go z procesem wprowadzania nowych członków zespołu. Ułatwi im to zdobycie niezbędnej wiedzy i umiejętności. Będziesz mieć wszystko uporządkowane i posegregowane w jednym miejscu. W dodatkuwzory dokumentów i listy kontrolne skutecznie pozwolą na zweryfikowaniepoprawności wykonania zadań. Podręcznik to kopalnia informacji.Wiedzę z niego mogą czerpać wszyscy członkowie zespołu samodzielnie, w każdej potrzebnej chwili, bez angażowania czasu innych pracowników, czy franczyzodawcy. Jest również niezbędny do skalowania naszej firmy, szczególnie gdy chcemy to robić poprzez system franczyzowy.

Jak wygląda prawidłowy podręcznik operacyjny?

Podręcznik składa się z kilku kluczowych elementów. Przede wszystkim, zawiera rozrysowane procesy zachodzące w firmie obrazujące zachodzące po sobie działania. Dzięki temu każdy członek zespołu jest w stanie zorientować się w ciągach przyczynowo skutkowych poszczególnych działań w obrębie danego procesu. Do każdego działania w procesie jest opisywana procedura operacyjna. Procedurato szczegółowy opis jak wykonać daną część procesu. Kto za tę część procesu odpowiada i komu przekazuje kontynuowanie realizacji procesu. Procedury mogą również poruszać takie tematy jak wizja, misja, wartości firmy, historia marki, plany rozwojowe. Powinna opisywać działania narzucone przez ustawodawcę oraz zasady dotyczące bezpieczeństwa pracy i postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Jeśli jest potrzeba dokładniejszego opisu jakichś czynności, stosujemy szczegółowe instrukcje. Mogą one przybierać formę nie tylko pisaną. Mogą również być zdjęciami, filmami pokazującymi, jak wykonać daną czynność. Następnie, opisuje strukturę organizacyjną, wskazując na poszczególne role i zadania. Wszystko zebrane w umowy stanowiskowe. Podręcznik zawiera równieżlisty kontrolne.Pomagają one monitorować postęp w realizacji zadań i utrzymać standardy jakości. Pozwalają również wstecznie wrócić franczyzobiorcy, czy pracownikom do sposobu wykonywania danej czynności.

Jak tworzyć podręcznik systemów operacyjnych?

Tworzeniepodręcznika systemów operacyjnychto proces, który wymaga zaangażowania i współpracy wielu osób. Przede wszystkim, niezbędne jest zebranie wszystkich istotnych informacji na temat działania firmy. Następnie, te informacje należy uporządkować i zapisać w sposób klarowny i zrozumiały dla wszystkich pracowników.

Kroki tworzenia podręcznika operacyjnego:

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celu podręcznika. Czy ma on służyć jako narzędzie szkoleniowe dla nowych pracowników? Czy ma pomóc w utrzymaniu standardów jakości? A może ma stanowić punkt odniesienia dla wszystkich pracowników w kwestiach związanych z funkcjonowaniem firmy?

Następnie, należy zidentyfikować wszystkie procesy i procedury, które powinny znaleźć się w podręczniku. Tutaj kluczowe jest zaangażowanie pracowników. To oni najlepiej wiedzą, jakie zadania wykonują na co dzień i jakie informacje są dla nich najważniejsze.

Kiedy już mamy listę tematów do umieszczenia w podręczniku, możemy przystąpić do ich opisywania. Tutaj warto pamiętać o kilku zasadach pisania podręcznika operacyjnego: 

  • Po pierwsze, język powinien być zrozumiały dla wszystkich pracowników. Unikajmy zbyt skomplikowanych terminów i języka specjalistycznego, chyba że jest to absolutnie konieczne.
  • Po drugie, opisy powinny być wyważone. Dbajmy o wystarczającą szczegółowość w opisie wykonywanych zadań. Weźmy pod uwagę, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji. Wtedy zbyt szczegółowy opis może spowodować działanie na szkodę klienta, czy firmy.
  • Po trzecie, warto zastosować różne formy przekazu. Nie musi to być tylko tekst, ale także schematy, diagramy, tabele, a nawet filmy instruktażowe. Warto rozważyć wykorzystanie różnych mediów, takich jak wideo, grafiki i animacje, aby przedstawić bardziej skomplikowane procesy lub procedury. To może pomóc w jeszcze lepszym zrozumieniu treści przez pracowników.

Kolejnym etapem jest zorganizowanie zebranych informacji w logiczną i zrozumiałą strukturę. Tutaj warto skorzystać z pomocy specjalistów. To oni najlepiej wiedzą, jak zaprojektować podręcznik, aby był jak najbardziej użyteczny dla pracowników, czy franczyzobiorców. Warto rozważyć udostępnienie podręcznika operacyjnego w formie elektronicznej, np. na firmowej platformie intranetowej. Dzięki temu pracownicy i franczyzobiorcy będą mieli łatwy dostęp do aktualnych informacji, a także możliwość szybkiego wyszukiwania potrzebnych treści.

Następnym etapem jest testowanie i ewaluacja podręcznika. Tutaj również niezbędna jest współpraca z pracownikami. To oni będą korzystać z podręcznika na co dzień, więc ich opinia jest niezwykle cenna. Na podstawie ich uwag i sugestii możemy wprowadzać niezbędne poprawki i ulepszenia.

Ostatnim etapem jest wdrażanie, szkolenie i egzekwowanie podręcznika. Jeśli pracownicy i franczyzobiorcy nie będą widzieć, że sami, jako franczyzodawcy, z niego korzystamy oraz wymagamy od innych, aby używali go do codziennej pracy, to stanie się on martwym dokumentem, który zginie na dnie szuflady. Dlatego warto zadbać o wdrożenie pracowników, czy franczyzobiorców, w jaki sposób korzystać z podręcznika, pokazać im wartość, jaką daje korzystanie z niego. 

Tworzenie podręcznika to proces ciągły — nie kończy się w momencie jego publikacji. W miarę jak firma się rozwija, pojawiają się nowe procesy i procedury. Powinny one znaleźć odzwierciedlenie w podręczniku. Zaleca się regularne przeprowadzanie audytów podręcznika. Upewniamy się wtedy, że zawarte w nim informacje są nadal aktualne i zgodne z procesami firmy. W miarę jak firma ewoluuje, podręcznik powinien być dostosowywany do zmieniających się potrzeb i procedur. Dlatego też warto regularnie aktualizować jego treść i dostosowywać do zmieniających się realiów.

Podsumowanie

Podręcznik operacyjny to niezwykle ważne narzędzie w każdej firmie. Dzięki niemu możemy uporządkować wiedzę na temat funkcjonowania organizacji i udostępnić ją wszystkim pracownikom. To nie tylko ułatwia ich pracę. Pomaga utrzymać wysokie standardy jakości i efektywność działania firmy.

Podręcznik to dynamiczny dokument, który powinien rosnąć wraz z firmą i dostosowywać się do jej potrzeb. Dbałość o jego jakość i aktualność może przynieść wiele korzyści, zarówno w codziennej pracy, jak i w procesie rozwoju firmy.

Tworzenie podręcznika to proces wymagający zaangażowania i współpracy wielu osób. Jednak efekty tej pracy są nie do przecenienia — dobrze przygotowany podręcznik to gwarancja sukcesu każdej organizacji i rewelacyjny fundament do skalowania biznesu.

Podobne wpisy
Potęga elementów Podręcznika Operacyjnego — Listy Kontrolne
Potęga elementów Podręcznika Operacyjnego — Listy Kontrolne

Problem? W zarządzaniu przedsiębiorstwem napotykamy na różne problemy, które można przyporządkować do jednej z trzech kategorii: problemy proste, skomplikowane lub złożone. Dodatkowo w obecnych czasach, informacje […]

Czy Twój koncept nadaje się na franczyzę?
Czy Twój koncept nadaje się na franczyzę?

Prowadzisz firmę, Twój pomysł na biznes jest dobry, przynosi Ci dochody, masz rewelacyjny produkt na który jest popyt, ale dla Ciebie to za mało – nie […]

Jakie problemy rozwiązuje podręcznik operacyjny?
Jakie problemy rozwiązuje podręcznik operacyjny?

Podręcznik operacyjny jest niezbędnym narzędziem do zarządzania każdego rodzaju biznesem. Jego celem jest umożliwienie pracownikom i właścicielom firmy lepsze zrozumienie procesów zachodzących w danej organizacji. Dla […]